På mange arbejdspladser er der i dag et øget fokus på at optimere processer, samt effektivisere de daglige arbejdsgange. Motivationen for ændringer er oftest bundet i fordelene forbundet med omkostningseffektiv resursebrug, besparelser og produktivitet.

Gyldne drømme og grå realiteter

Men trods dette er der stadig mange arbejdspladser, som har udfordringer med at gribe optimeringer af arbejdsgangene an. For nogle kan der være tale om udfordringer med at identificere områder, hvor der kan effektiviseres. Ligeledes kan der være tale om, at de proces ansvarlige ser sig blinde på de pågældende steder.

Der kan være forskellige årsager til, hvorfor nogle undlader at følge op på deres optimeringer og behov deraf. Nogle personer går med den overbevisning, at man ikke behøver at ordne noget, som ikke er ødelagt. Det vil sige, at virker fremgangen, selvom den er ineffektiv i takt med arbejdsbyrden, vil midlet ikke blive optimeret.

Herudover er en af de største årsager, hvis ikke den største, at det er for omkostningsfuldt at optimeret ens forretningsområder. I mange henseende er det en blanding af både dogmaen og ønsker om at spare penge.

Slemt at gøre noget og værre ikke at gøre noget

Dog kan det blive rigtigt dyrt for ens arbejdsplads ikke at optimere de områder, hvor der er behov for at blive optimeret og effektiviseret. For eksempel, er der mange manuelt tunge og papirbaserede arbejdsprocesser som hurtigt bliver belastet i takt med arbejdsbyrden. Bliver arbejdsbyrden tilstrækkelig stor, vil det medføre til ineffektivt resurseforbrug i form af flere medarbejdere timer, papir mv.

I mange tilfælde kan den manglende handling på optimerings behov være bundet i, at mange associere optimeringer med omkostningstunge og omfattende projekter. Men det behøver det ikke nødvendigvis at være i virkeligheden.

I bund og grund findes der mange måder, hvorpå du kan optimere, og derved få en effektivisering af arbejdsgange. Hvor mange områder og hvor stort et omfang, afhænger helt af jeres kontekst. Ikke alle virksomheder er ens, eller har de samme behov, hvorfor det altid giver god mening at tage afsæt i ens egen biks.

Når det så er sagt, kan der være tale om optimeringspunkter og områder inden for:

• Kopimaskiner og printere
• Dokument- og fakturahåndtering
• Arkiveringssystemer
• Oversættelse
• Sikkerhed

Kig ind ad og hent professionel hjælp

Befinder din arbejdsplads sig i en situation, hvor I ikke er helt sikre på, hvordan i skal gribe det an, kan det bedste være at undersøge flere områder, hvor der er et unødvendigt forbrug af tid og resurser.

Herefter kan I søge hjælp hos professionelle som kan hjælpe jer med udbedre omstændighederne. Alternativt kan I søge hjælp hos professionelle til at starte med, hvis I er på bar bund og aner uråd, om hvordan og hvor i skal starte.